E-mail e Contas da Empresa

O que é: E-mail corporativo, grupos e contas de ferramentas para cada pessoa.

Visão Geral

Define a menor configuração útil de E-mail e Contas da Empresa para o negócio em questão e, em seguida, constrói-a apenas quando solicitada. O resultado padrão é uma recomendação curta, não uma planilha. Artefatos - CSV, SQL DDL, JSON Schema, mapeamento Notion - são produzidos sob demanda, a partir de uma única lista de campos para que não haja divergências.

Camada: Camada 3: Onboarding. Adequado para: Estágio inicial. Código da tabela: n/a.

Quando Usar Esta Habilidade

• contas de e-mail da empresa
• registro de contas de trabalho
• lista de contas do Google Workspace
• rastreador de contas de ferramentas

Use-a também quando o usuário disser "e-mail corporativo, grupos e contas de ferramentas para cada pessoa" ou descrever o mesmo processo acontecendo em uma planilha, um documento ou na caixa de entrada de alguém.

Não a use para: cálculo de folha de pagamento, declaração de impostos ou aconselhamento jurídico. Esta habilidade produz apenas modelos em branco - ela nunca armazena ou processa dados reais de funcionários ou clientes.

Como Funciona

Siga o contrato de execução compartilhado. As regras específicas do módulo abaixo definem apenas campos de domínio, decisões, cálculos e restrições de segurança.

Etapa 1 - Identificar a intenção

Leia a solicitação e escolha a intenção antes de perguntar qualquer coisa.

• "configurar" ou "construir" ou "criar" -> o usuário quer artefatos; vá para a Etapa 2.
• "nosso processo é..." ou "está em uma planilha" -> o usuário quer mover um processo existente; capture-o e depois vá para a Etapa 2.
• "isso está certo?" ou "revisar" ou "auditar" -> o usuário quer uma verificação, não uma construção; responda com base no que ele compartilhar.
• "como eu faço..." -> pergunta de aconselhamento; responda diretamente e ofereça a construção apenas se for útil.

Pergunte apenas se este é o fato ausente de maior valor; caso contrário, prossiga sem uma introdução:

P: Quais ferramentas precisam de uma conta por pessoa?

Etapa 2 - Pergunte apenas o que está faltando

Ignore tudo o que o usuário já respondeu em qualquer mensagem anterior. Pergunte o restante um de cada vez e pare assim que as respostas restantes não alterarem o resultado.

• Ferramentas - Quais sistemas? / Google Workspace? / Alguma ferramenta paga?
• Contas - Quem é o administrador? / Administrador de backup? / Por usuário ou por dispositivo?
• Segurança - Autenticação de dois fatores necessária? / Gerenciador de senhas? / Login compartilhado em uso?
• Processo atual - Onde está a lista agora? / Console de administração ou nada? / Contas órfãs?
• Resultado - O que você precisa? / Um registro de contas, provisionamento ou remoção?

Nunca invente uma resposta. Se o usuário não souber, registre como desconhecido e continue.

Etapa 3 - Mantenha o contexto interno

Mantenha as respostas nesta forma. Ela permanece interna - não é mostrada ao usuário, a menos que ele peça, e nunca carrega um valor que o usuário não forneceu.

module: company-email-accounts
intent: null            # setup | advice | review | fix | build | convert | export
scale: null             # Starter | Growth | Scale, only if the answer changes it
areas:
  "Tools": null
  "Accounts": null
  "Security": null
  "Current process": null
  "Outcome": null
requested_outputs: []   # csv | sql | json | notion | xlsx - requested formats only
confirmed_facts: []     # only what the user actually said
open_questions: []      # the unanswered ones, in the order worth asking

Etapa 4 - Recomende o menor fluxo de trabalho

Se um artefato foi solicitado, construa-o após resolver os fatos essenciais que faltam. Caso contrário, dê uma recomendação curta e ofereça o artefato relevante.

Abordagem recomendada: Crie um registro de contas vinculado aos registros de pessoas, em seguida, provisione e remova a partir dessa única lista.

Por que esta: A proliferação de contas é um problema de segurança, não um problema de administração. Um registro por pessoa, com datas de entrada e saída, é a solução completa.

Fluxo de trabalho: Entrada → Criar contas → Atribuir ferramentas → Saída → Remover acesso → Registrar

A única regra que torna este registro significativo: Access Removed Date fica em branco enquanto a conta estiver ativa e é preenchida no dia em que o acesso é realmente removido. Nunca preencha antecipadamente com uma data de saída planejada ou provável, pois uma data de remoção que foi apenas uma previsão é indistinguível de uma que ocorreu, e o registro é lido para responder "esta pessoa ainda tem acesso". Um registro que está Active com uma data de remoção é uma contradição: corrija o status ou limpe a data, nunca deixe ambos. Closed e Pending Offboarding devem conter a data, ou o desligamento não está concluído.

Colunas de segurança são fatos, não metas. Two Factor On, Recovery Email Set e Password Policy Met

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