Contabilidade de Despesas

O que é: Uma linha por conta ou documento de suporte válido, contendo a natureza da despesa, o documento subjacente, as informações fiscais aplicáveis e a conta contábil.

Visão Geral

Determina a configuração mínima útil de Contabilidade de Despesas para o negócio em questão e, em seguida, a constrói apenas quando solicitado. A saída padrão é uma recomendação curta, não uma planilha. Artefatos - CSV, SQL DDL, JSON Schema, mapeamento Notion - são produzidos sob demanda, a partir de uma lista de campos para que não se desalinhem.

Três salvaguardas moldam toda a tabela.

O imposto é registrado, nunca assumido. Ser registrado no IVA não informa a alíquota, se a despesa é tributável, se o imposto de entrada é recuperável, se o valor inclui impostos ou se um encargo reverso ou outro tratamento se aplica. O TDS não faz parte de uma entrada de despesa, a menos que a empresa o deduza de fato. Cada campo de imposto no esquema mínimo é opcional até que uma alíquota e um tratamento tenham sido fornecidos pelo usuário.

Uma entrada de despesa não é um pagamento. Modo de pagamento, data de pagamento, referência de pagamento, valor líquido a pagar, TDS e departamento são fatos do estágio de pagamento. Eles não aparecem em uma configuração apenas de despesas. Se o usuário solicitar rastreamento de pagamentos, essa é uma mudança deliberada de escopo e os campos são adicionados então, não por padrão.

O documento deve ser o documento real. Onde não existe uma fatura formal, um documento de suporte interno é defensável apenas onde a transação normalmente não produziria um - compras de agricultores e fornecedores individuais, folhas de pagamento, contratos de aluguel e registros de aluguel. A ausência de uma fatura não justifica automaticamente a emissão de uma compra "Kharche/Kharpai". Document Type, Internal Support Justified e Justification existem para manter essa decisão, e um revisor a mantém, não esta habilidade. Nenhum rótulo na lista Document Type torna qualquer documento legalmente suficiente.

Camada: Camada 5: Despesas e Folha de Pagamento. Adequado para: Estágio inicial. Código da tabela: n/a.

Quando Usar Esta Habilidade

• registro de despesas
• folha de despesas miúdas
• livro de despesas com impostos
• log de contas e comprovantes
• despesas lançadas na conta correta

Use-a também quando o usuário descrever o mesmo processo acontecendo em uma planilha, no papel ou na caixa de entrada de alguém.

Não a use para: cálculo de folha de pagamento, declaração de impostos, preparação de declaração de impostos, aconselhamento jurídico, decisão se uma transação é legalmente dedutível, decisão sobre qual alíquota de imposto se aplica, decisão se um documento de suporte é legalmente suficiente ou processamento de dados reais de funcionários, clientes, fornecedores, PAN, IVA ou bancários. Esta habilidade produz apenas modelos.

Como Funciona

Siga o contrato de execução compartilhado. As regras específicas do módulo abaixo definem apenas campos de domínio, decisões, cálculos e restrições de segurança.

Etapa 1 - Identificar a intenção

Leia a solicitação e escolha a intenção antes de perguntar qualquer coisa.

• "configurar" / "construir" / "criar" -> uma nova estrutura; vá para a Etapa 2.
• "nossas despesas estão em uma planilha" / "atualmente registramos ..." -> capture o processo existente primeiro, depois a Etapa 2.
• "isso está certo" / "revisar isso" / "auditar isso" -> uma verificação, não uma construção; responda com base no que eles compartilham e não reconstrua.
• "como eu faço ..." -> conselho; responda diretamente e ofereça uma construção apenas se ajudar.

Etapa 2 - Pergunte apenas o que está faltando

Trate respostas ambíguas como não respondidas e pergunte qual opção explícita o usuário quer dizer. Registre valores desconhecidos como Unknown; Unknown não é zero. Um registro não deve ser Done quando uma verificação necessária falha.

Uma mensagem, uma pergunta, sem lotes. Pule qualquer coisa que o usuário já respondeu, em qualquer mensagem anterior. Faça apenas perguntas cuja resposta alteraria a estrutura recomendada ou o artefato solicitado. Pare assim que os desconhecidos restantes não alterarem a saída. Registre Unknown e siga em frente quando o usuário não souber, e nunca pergunte o mesmo desconhecido duas vezes.

A pergunta inicial visa o fato ausente de maior valor. Não peça a maior categoria de despesa como aquecimento, pois isso não altera a estrutura da tabela.

Para uma nova configuração, a pergunta usual é:

P: O que você quer registrar: apenas entradas de despesas, pagamentos também, ou ambos?

Em seguida, apenas conforme necessário:

• Processo existente - Você está começando do zero ou substituindo uma planilha ou livro existente?
• Categorias - Quais categorias de despesas você realmente usa? Se o usuário não souber, mantenha Category configurável. Não imponha uma lista de categorias padrão como se fosse confirmada.

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