Organizador de Notas Fiscais

Esta habilidade transforma pastas caóticas de notas fiscais, recibos e documentos financeiros em um sistema de arquivamento limpo e pronto para impostos, sem esforço manual.

Quando Usar Esta Habilidade

• Preparando-se para a temporada de impostos e precisando de registros organizados
• Gerenciando despesas de negócios em vários fornecedores
• Organizando recibos de uma pasta bagunçada ou downloads de e-mail
• Configurando o arquivamento automatizado de notas fiscais para contabilidade contínua
• Arquivando registros financeiros por ano ou categoria
• Reconciliando despesas para reembolso
• Preparando documentação para contadores

O Que Esta Habilidade Faz

1. Lê o Conteúdo da Nota Fiscal: Extrai informações de PDFs, imagens e documentos:

   • Nome do fornecedor/empresa
   • Número da nota fiscal
   • Data
   • Valor
   • Descrição do produto ou serviço
   • Método de pagamento

2. Renomeia Arquivos de Forma Consistente: Cria nomes de arquivo padronizados:

   • Formato: YYYY-MM-DD Vendor - Invoice - ProductOrService.pdf
   • Exemplos: 2024-03-15 Adobe - Invoice - Creative Cloud.pdf

3. Organiza por Categoria: Classifica em pastas lógicas:

   • Por fornecedor
   • Por categoria de despesa (software, escritório, viagens, etc.)
   • Por período (ano, trimestre, mês)
   • Por categoria fiscal (dedutível, pessoal, etc.)

4. Lida com Múltiplos Formatos: Funciona com:

   • Notas fiscais em PDF
   • Recibos digitalizados (JPG, PNG)
   • Anexos de e-mail
   • Capturas de tela
   • Extratos bancários

5. Mantém os Originais: Preserva os arquivos originais enquanto organiza cópias

Como Usar

Uso Básico

Navegue até sua pasta de notas fiscais bagunçada:

cd ~/Desktop/receipts-to-sort

Em seguida, peça ao Claude Code:

Organize these invoices for taxes

Ou de forma mais específica:

Read all invoices in this folder, rename them to 
"YYYY-MM-DD Vendor - Invoice - Product.pdf" format, 
and organize them by vendor

Organização Avançada

Organize these invoices:
1. Extract date, vendor, and description from each file
2. Rename to standard format
3. Sort into folders by expense category (Software, Office, Travel, etc.)
4. Create a CSV spreadsheet with all invoice details for my accountant

Instruções

Quando um usuário solicitar a organização de notas fiscais:

1. Escanear a Pasta

   Identifique todos os arquivos de nota fiscal:

   # Find all invoice-related files
   find . -type f \( -name "*.pdf" -o -name "*.jpg" -o -name "*.png" \) -print
   

   Relate as descobertas:

   • Número total de arquivos
   • Tipos de arquivo
   • Intervalo de datas (se discernível pelos nomes)
   • Organização atual (ou falta dela)

2. Extrair Informações de Cada Arquivo

   Para cada nota fiscal, extraia:

   De notas fiscais em PDF:

   • Use extração de texto para ler o conteúdo da nota fiscal
   • Procure por padrões comuns:
     • "Data da Nota Fiscal:", "Data:", "Emitido em:"
     • "Nº da Nota Fiscal:", "Número da Nota Fiscal:"
     • Nome da empresa (geralmente no topo)
     • "Valor a Pagar:", "Total:", "Valor:"
     • "Descrição:", "Serviço:", "Produto:"

   De recibos em imagem:

   • Leia o texto visível das imagens
   • Identifique o nome do fornecedor (geralmente no topo)
   • Procure pela data (formatos comuns)
   • Encontre o valor total

   Fallback para arquivos não claros:

   • Use pistas do nome do arquivo
   • Verifique a data de criação/modificação do arquivo
   • Marque para revisão manual se informações críticas estiverem faltando

3. Determinar a Estratégia de Organização

   Pergunte a preferência do usuário se não especificado:

   I found [X] invoices from [date range].
   
   How would you like them organized?
   
   1. **By Vendor** (Adobe/, Amazon/, Stripe/, etc.)
   2. **By Category** (Software/, Office Supplies/, Travel/, etc.)
   3. **By Date** (2024/Q1/, 2024/Q2/, etc.)
   4. **By Tax Category** (Deductible/, Personal/, etc.)
   5. **Custom** (describe your structure)
   
   Or I can use a default structure: Year/Category/Vendor
   

4. Criar Nome de Arquivo Padronizado

   Para cada nota fiscal, crie um nome de arquivo seguindo este padrão:

   YYYY-MM-DD Vendor - Invoice - Description.ext
   

   Exemplos:

   • 2024-03-15 Adobe - Invoice - Creative Cloud.pdf
   • 2024-01-10 Amazon - Receipt - Office Supplies.pdf
   • 2023-12-01 Stripe - Invoice - Monthly Payment Processing.pdf

   Melhores Práticas para Nomes de Arquivo:

   • Remova caracteres especiais, exceto hifens
   • Capitalize nomes de fornecedores corretamente
   • Mantenha as descrições concisas, mas significativas
   • Use formato de data consistente (AAAA-MM-DD) para ordenação
   • Preserve a extensão original do arquivo

5. Executar a Organização

   Antes de mover os arquivos, mostre o plano:

   # Plano de Organização
   

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