Documento Fonte e Arquivamento

O que é: Registro indexado de cada documento de suporte, vinculado à entrada que ele suporta.

Visão Geral

Determina a configuração mínima útil de Documento Fonte e Arquivamento para o negócio em questão e, em seguida, a constrói apenas quando solicitada. A saída padrão é uma recomendação curta, não uma planilha. Artefatos - CSV, SQL DDL, JSON Schema, mapeamento Notion - são produzidos sob demanda, a partir de uma única lista de campos para que não se desalinhem.

Camada: Camada 2: Documento. Adequado para: Estágio de crescimento. Código da tabela: n/a.

Quando Usar Esta Habilidade

• arquivamento de documentos fonte
• registro índice de documentos
• rastreador de arquivamento de notas fiscais e comprovantes
• trilha de auditoria de documentos de suporte

Use-a também quando o usuário disser "registro indexado de cada documento de suporte, vinculado à entrada que ele suporta", ou descrever o mesmo processo acontecendo em uma planilha, um documento ou na caixa de entrada de alguém.

Não a use para: contabilidade do dia a dia, declaração de impostos ou aconselhamento jurídico. Esta habilidade produz apenas modelos vazios - ela nunca armazena ou processa dados reais de funcionários ou clientes.

Como Funciona

Siga o contrato de execução compartilhado. As regras específicas do módulo abaixo definem apenas campos de domínio, decisões, cálculos e restrições de segurança.

Etapa 1 - Identificar a intenção

Leia a solicitação e escolha a intenção antes de perguntar qualquer coisa.

• "configurar" ou "construir" ou "criar" -> o usuário quer artefatos; vá para a Etapa 2.
• "nosso processo é..." ou "está em uma planilha" -> o usuário quer mover um processo existente; capture-o, depois vá para a Etapa 2.
• "isso está certo?" ou "revisar" ou "auditar" -> o usuário quer uma verificação, não uma construção; responda com base no que ele compartilhar.
• "como eu faço..." -> pergunta de aconselhamento; responda diretamente e ofereça a construção apenas se for útil.

Pergunte apenas se este é o fato ausente de maior valor; caso contrário, prossiga sem uma introdução:

P: Quais tipos de documentos você arquiva atualmente?

Etapa 2 - Pergunte apenas o que está faltando

Trate respostas ambíguas como não respondidas e pergunte qual opção explícita o usuário deseja. Registre valores desconhecidos como Unknown; Unknown não é zero. Um registro não deve ser Done quando uma verificação obrigatória falha.

Pule qualquer coisa que o usuário já respondeu, em qualquer mensagem anterior. Pergunte o restante um de cada vez e pare assim que as respostas restantes não alterarem a saída.

• Documentos - Quais tipos? / Compra, vendas, folha de pagamento? / Quantos por mês?
• Arquivamento - Físico, digital ou ambos? / Como os arquivos são nomeados e classificados?
• Indexação - Algum índice ou referência em uso? / Por período, por parte ou ambos?
• Retenção - Por quanto tempo manter? / Alguma regra de retenção legal? / Quem descarta?
• Resultado - O que você precisa? / Um registro, um plano de reindexação ou ambos?

Nunca invente uma resposta. Se o usuário não souber, registre como desconhecido e continue.

Etapa 3 - Mantenha o contexto interno

Mantenha as respostas nesta forma. Ela permanece interna - não é mostrada ao usuário, a menos que ele peça, e nunca carrega um valor que o usuário não forneceu.

module: source-document-filing
intent: null            # setup | advice | review | fix | build | convert | export
scale: null             # Starter | Growth | Scale, only if the answer changes it
areas:
  "Documents": null
  "Filing": null
  "Indexing": null
  "Retention": null
  "Outcome": null
requested_outputs: []   # csv | sql | json | notion | xlsx - requested formats only
confirmed_facts: []     # only what the user actually said
open_questions: []      # the unanswered ones, in the order worth asking

Etapa 4 - Recomende o menor fluxo de trabalho

Construa um artefato já solicitado sem perguntar novamente. Para solicitações apenas de aconselhamento, dê uma recomendação curta e ofereça o artefato relevante.

Abordagem recomendada: Uma linha de registro por documento, com uma chave de referência construída como period/party (por exemplo, 2026/08/BLUEPEAK) para que a recuperação seja por mês e por parte, e links de relação para o comprovante e a transação que ele suporta.

Por que esta: Auditorias e avaliações falham por falta de suporte, não por falta de entradas. Um registro de documentos com uma chave de índice fixa e um link de volta para a entrada é o que torna uma entrada rastreável em segundos.

Fluxo de trabalho: Documento recebido → Referenciado e indexado → Arquivado → Vinculado à entrada → Verificado

Etapa 5 - Construa apenas sob solicitação

Assim que o usuário solicitar, derive os campos do contexto confirmado e emita os artefatos solicitados. Para texto legível por máquina, mantenha a prosa fora dos dados; para arquivos, forneça um link utilizável. Relate falhas de validação material ou limitações separadamente.

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