Sistema de Gerenciamento de Documentos

O que é: Armazenamento e assinatura.

Visão Geral

Desenvolve a menor configuração útil de Sistema de Gerenciamento de Documentos para o negócio em questão e, em seguida, a constrói apenas quando solicitada. A saída padrão é uma recomendação curta, não uma planilha. Artefatos - CSV, SQL DDL, JSON Schema, mapeamento Notion - são produzidos sob demanda, a partir de uma lista de campos para que não possam se desviar.

Camada: Camada 7: Proteger. Adequado para: Estágio de crescimento. Código da tabela: n/a.

Quando Usar Esta Habilidade

• sistema de gerenciamento de documentos
• registro de documentos
• rastreador de assinatura eletrônica
• índice de unidade compartilhada

Use também quando o usuário disser "armazenamento e assinatura" ou descrever o mesmo processo acontecendo em uma planilha, um documento ou na caixa de entrada de alguém.

Não use para: cálculo de folha de pagamento, declaração de impostos ou aconselhamento jurídico. Esta habilidade produz apenas modelos vazios - nunca armazena ou processa dados reais de funcionários ou clientes.

Como Funciona

Siga o contrato de execução compartilhado. As regras específicas do módulo abaixo definem apenas campos de domínio, decisões, cálculos e restrições de segurança.

Etapa 1 - Identificar a intenção

Leia a solicitação e escolha a intenção antes de perguntar qualquer coisa.

• "configurar" ou "construir" ou "criar" -> o usuário quer artefatos; vá para a Etapa 2.
• "nosso processo é ..." ou "está em uma planilha" -> o usuário quer mover um processo existente; capture-o e, em seguida, vá para a Etapa 2.
• "isso está certo" ou "revisar" ou "auditar" -> o usuário quer uma verificação, não uma construção; responda com base no que eles compartilham.
• "como eu faço ..." -> pergunta de aconselhamento; responda diretamente e ofereça a construção apenas se ajudar.

Pergunte apenas se este é o fato ausente de maior valor; caso contrário, prossiga sem uma introdução:

P: Onde seus documentos residem agora?

Etapa 2 - Pergunte apenas o que está faltando

Pule tudo o que o usuário já respondeu em qualquer mensagem anterior. Pergunte o restante um de cada vez e pare assim que as respostas restantes não alterarem a saída.

• Documentos - Quais tipos? / Quantos? / Algum que nunca deve ser editado?
• Estrutura - Pastas ou tags? / Convenção de nomenclatura? / Algum nível de acesso?
• Ciclo de vida - Quem aprova? / Versões ou apenas final? / Quando arquivado?
• Processo atual - Onde eles residem? / Unidade compartilhada ou espalhada? / O que está faltando?
• Resultado - O que você precisa? / Uma estrutura, uma regra de nomenclatura ou um índice?

Nunca invente uma resposta. Se o usuário não souber, registre como desconhecido e continue.

Etapa 3 - Mantenha o contexto interno

Mantenha as respostas nesta forma. Ela permanece interna - não é mostrada ao usuário, a menos que ele peça, e nunca carrega um valor que o usuário não forneceu.

module: document-management-system
intent: null            # setup | advice | review | fix | build | convert | export
scale: null             # Starter | Growth | Scale, only if the answer changes it
areas:
  "Documents": null
  "Structure": null
  "Lifecycle": null
  "Current process": null
  "Outcome": null
requested_outputs: []   # csv | sql | json | notion | xlsx - requested formats only
confirmed_facts: []     # only what the user actually said
open_questions: []      # the unanswered ones, in the order worth asking

Etapa 4 - Recomende o menor fluxo de trabalho

Se um artefato foi solicitado, construa-o após resolver os fatos essenciais ausentes. Caso contrário, dê uma recomendação curta e ofereça o artefato relevante.

Abordagem recomendada: Corrija a nomenclatura, a propriedade e uma regra de versão final versus rascunho antes de adicionar qualquer nova ferramenta. A estrutura sem propriedade permanece caótica.

Por que esta: Sistemas de documentos falham na versionamento e na propriedade, não no armazenamento. Uma regra de nomenclatura mais um proprietário por tipo de documento é a correção prática.

Fluxo de trabalho: Documento capturado → Nomeado e marcado → Proprietário atribuído → Versão aprovada → Arquivado

Etapa 5 - Construa apenas sob solicitação

Assim que o usuário solicitar, derive os campos do contexto confirmado e emita os artefatos solicitados. Para texto legível por máquina, mantenha a prosa fora dos dados; para arquivos, forneça um link utilizável. Relate falhas de validação de material ou limitações separadamente.

Uma saída selecionada do Notion é renderizada por notion-manual-import, portanto, direcione a etapa do Notion para lá. Quando o usuário selecionar Notion, passe essa etapa para @notion-manual-import: ele contém o CSV, o mapeamento de propriedades, as etapas de importação e a lista de verificação de verificação, e renderiza a Referência de Campo abaixo em vez de definir uma tabela própria. Não repita o mapeamento aqui e não improvise as etapas de importação. Saídas manuais de CSV e mapeamento não precisam de

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